Formality and detail depend on audience and purpose. Preserve the meaning when moving from a friendly to a professional style. Formality does not require unnecessarily difficult words.
Context: Avoiding excessive formality. Identify the wording that achieves this goal, then adapt the details to a situation of your own.
Practical examples
"Please confirm that you received the file" is appropriate in many professional exchanges.
تلائم عبارة «يرجى تأكيد استلام الملف» كثيرًا من المراسلات المهنية.
Replacing it with several abstract nouns would not automatically make the message more respectful.
لن يجعل استبدالها بعدة أسماء مجردة الرسالة أكثر احترامًا بصورة تلقائية.
The recipient mainly needs to understand the requested action and its purpose.
يحتاج المستلم أساسًا إلى فهم الإجراء المطلوب وغرضه.
A courteous greeting and a realistic deadline often contribute more than elaborate wording.
غالبًا ما يسهم تحية مهذبة وموعد واقعي أكثر مما تسهم صياغة متكلفة.
The suitable level of formality also depends on the organisation's usual communication style.
تعتمد درجة الرسمية المناسبة أيضًا على أسلوب التواصل المعتاد في المؤسسة.
Good judgement means adapting to that context while keeping the message direct and considerate.
يعني حُسن التقدير التكيّف مع ذلك السياق مع إبقاء الرسالة مباشرة ومراعية للآخرين.